Memoria de un evento deportivo

De todas las Actividades debemos realizar una memoria en la que dejemos un
documento escrito, fotográfico, audiovisual, etc, que nos pueda servir para corregir
errores y para mejorar la organización de otras Actividades. Normalmente, el “momento
de la memoria se aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones:

1. INVENTARIO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL.
2. DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL PRÉSTAMO.
3. LIMPIEZA DE CIRCUITOS, INSTALACIONES, SALAS, ETC.
4. AGRADECIMIENTOS
5. JUSTIFICACIONES

Ejemplo de memoria de un evento deportivo:
Introducción
Los Encuentros de Cicloturistas y Ciclistas Urbanos se celebran cada dos años organizados
por un grupo de ConBici. En ellos se realiza una ruta cicloturista de varios días por alguna(s) de
las provincias de España. La organización establece un calendario con rutas diarias que llegan
cada día a un punto de reunión donde se pernocta. Durante el día se monta en bici de forma
autónoma, llevando en ella cada participante todo lo necesario para la convivencia durante los
días que duran los encuentros, se disfruta de la naturaleza, se hace deporte, y se debate.
En noviembre de 2005 la asociación de usuarios de la bicicleta de Málaga, Ruedas Redondas,
se ofreció para su organización en la Semana Santa de 2007. Por primera vez desde 1985 se
han celebrado en Andalucía.
Organización
Ruedas Redondas establece un comité organizador de unas 10 personas que durante un año,
y de forma altruista, realizan o coordinan las siguientes tareas:
1º. Visita a las distintas administraciones públicas que patrocinan el evento, a saber:
• Los ayuntamientos de Antequera, Teba, Olvera, Ronda, El Burgo, Álora y Málaga.
• La Junta de Andalucía:
o Consejería de Turismo, Comercio y Deportes.
o Consejería de Medio Ambiente.
• La Diputación de Málaga.
• La Fundación Deportiva del Ayuntamiento de Málaga.
2º. Establecimiento y recorrido completo de Los Encuentros por la provincia de Málaga y parte
de Cádiz, documentado con mapas y perfiles para cicloturismo.
3º. Elaboración de un cuaderno de ruta con la información del itinerario de cada etapa junto a
información turística de interés.
4º Desarrollo una página web donde se informa sobre todo lo que necesitan saber los
participantes, y donde se centralizan las inscripciones de toda España.
5º Contratación de un seguro de
responsabilidad civil y de accidente para cada
participante con la empresa Flama Asesores,
filial de Mapfre.
6º Atención a las inscripciones y preguntas
previas al evento de todos los participantes.
7º Preparación del material a repartir entre los
participantes.
Finalmente se inscriben en total 301
cicloturistas.
El recorrido definitivo se ilustra en el mapa
adjunto.
Además del comité organizador del evento, 10 personas, se organiza un grupo de voluntarios
de Ruedas Redondas de 22 personas más para repartir todas las tareas que genera el
desarrollo del evento durante los días que dura. Voluntarios
El trabajo de los voluntarios de Ruedas Redondas durante los 10 días que duraron Los
Encuentros fue el siguiente:
1º Atender a todos los participantes inscritos el primer día que llegan.
2º Estar disponibles, por turnos, al comienzo y finalización de cada etapa, para cualquier duda
o problema que tuvieran los participantes. Dormir en los polideportivos un mínimo de 2
voluntarios cada noche para posibles incidencias.
3º Realizar las rutas por delante de los participantes para solventar cualquier improvisto y
señalizar convenientemente los lugares de posibles pérdidas.
4º Conducir la furgoneta con todo el material de apoyo: megafonía, camisetas, herramientas y
repuestos básicos de bicicletas...
5º Después de contactar con los encargados de los ayuntamientos, cuando no hubiera
guardias jurados, encargarse de abrir y cerrar los polideportivos, recoger objetos perdidos y
encender y apagar las luces.
6º Recibir a los participantes en los autobuses de apoyo y ayudar a la carga/descarga de
bicicletas.
7º Informar cada día del lugar y horario del desayuno, y del horario de apertura del
polideportivo, ya que cada ayuntamiento tenía sus restricciones.
8º Estar localizable siempre por móvil.
La recepción
El primer día, viernes 30, llegaron a Antequera unos 60 participantes. El día siguiente, sábado,
llega el grueso de los participantes, unos 110.
A cada recién llegado se le hace entrega de los obsequios:
ƒ Una gorra con el logo de “Andalucía”.
ƒ Un cuaderno de ruta con la descripción del itinerario diario y sitios de interés turístico.
ƒ Un bidón de agua para bicicleta.
ƒ Una camiseta con el logo de la Junta de Andalucía y la mascota de Los Encuentros 2007.
ƒ Vales para los desayunos, la comida en la Vía Verde, y la merienda en el Castillo de
Gibralfaro.
ƒ Lista de teléfonos de urgencias y móviles de voluntarios.

Para consultar más detalladamente la memoria de este evento le recomendamos visitar:
http://www.ruedasredondas.org/encuentros/memoria.pdf