martes, 20 de marzo de 2012

Memoria de un evento deportivo

De todas las Actividades debemos realizar una memoria en la que dejemos un
documento escrito, fotográfico, audiovisual, etc, que nos pueda servir para corregir
errores y para mejorar la organización de otras Actividades. Normalmente, el “momento
de la memoria se aprovecha para realizar, entre otras, las siguientes acciones:

1. INVENTARIO Y DISTRIBUCIÓN DE MATERIAL.
2. DEVOLUCIÓN DEL MATERIAL PRÉSTAMO.
3. LIMPIEZA DE CIRCUITOS, INSTALACIONES, SALAS, ETC.
4. AGRADECIMIENTOS
5. JUSTIFICACIONES

Ejemplo de memoria de un evento deportivo:
Introducción
Los Encuentros de Cicloturistas y Ciclistas Urbanos se celebran cada dos años organizados
por un grupo de ConBici. En ellos se realiza una ruta cicloturista de varios días por alguna(s) de
las provincias de España. La organización establece un calendario con rutas diarias que llegan
cada día a un punto de reunión donde se pernocta. Durante el día se monta en bici de forma
autónoma, llevando en ella cada participante todo lo necesario para la convivencia durante los
días que duran los encuentros, se disfruta de la naturaleza, se hace deporte, y se debate.
En noviembre de 2005 la asociación de usuarios de la bicicleta de Málaga, Ruedas Redondas,
se ofreció para su organización en la Semana Santa de 2007. Por primera vez desde 1985 se
han celebrado en Andalucía.
Organización
Ruedas Redondas establece un comité organizador de unas 10 personas que durante un año,
y de forma altruista, realizan o coordinan las siguientes tareas:
1º. Visita a las distintas administraciones públicas que patrocinan el evento, a saber:
• Los ayuntamientos de Antequera, Teba, Olvera, Ronda, El Burgo, Álora y Málaga.
• La Junta de Andalucía:
o Consejería de Turismo, Comercio y Deportes.
o Consejería de Medio Ambiente.
• La Diputación de Málaga.
• La Fundación Deportiva del Ayuntamiento de Málaga.
2º. Establecimiento y recorrido completo de Los Encuentros por la provincia de Málaga y parte
de Cádiz, documentado con mapas y perfiles para cicloturismo.
3º. Elaboración de un cuaderno de ruta con la información del itinerario de cada etapa junto a
información turística de interés.
4º Desarrollo una página web donde se informa sobre todo lo que necesitan saber los
participantes, y donde se centralizan las inscripciones de toda España.
5º Contratación de un seguro de
responsabilidad civil y de accidente para cada
participante con la empresa Flama Asesores,
filial de Mapfre.
6º Atención a las inscripciones y preguntas
previas al evento de todos los participantes.
7º Preparación del material a repartir entre los
participantes.
Finalmente se inscriben en total 301
cicloturistas.
El recorrido definitivo se ilustra en el mapa
adjunto.
Además del comité organizador del evento, 10 personas, se organiza un grupo de voluntarios
de Ruedas Redondas de 22 personas más para repartir todas las tareas que genera el
desarrollo del evento durante los días que dura. Voluntarios
El trabajo de los voluntarios de Ruedas Redondas durante los 10 días que duraron Los
Encuentros fue el siguiente:
1º Atender a todos los participantes inscritos el primer día que llegan.
2º Estar disponibles, por turnos, al comienzo y finalización de cada etapa, para cualquier duda
o problema que tuvieran los participantes. Dormir en los polideportivos un mínimo de 2
voluntarios cada noche para posibles incidencias.
3º Realizar las rutas por delante de los participantes para solventar cualquier improvisto y
señalizar convenientemente los lugares de posibles pérdidas.
4º Conducir la furgoneta con todo el material de apoyo: megafonía, camisetas, herramientas y
repuestos básicos de bicicletas...
5º Después de contactar con los encargados de los ayuntamientos, cuando no hubiera
guardias jurados, encargarse de abrir y cerrar los polideportivos, recoger objetos perdidos y
encender y apagar las luces.
6º Recibir a los participantes en los autobuses de apoyo y ayudar a la carga/descarga de
bicicletas.
7º Informar cada día del lugar y horario del desayuno, y del horario de apertura del
polideportivo, ya que cada ayuntamiento tenía sus restricciones.
8º Estar localizable siempre por móvil.
La recepción
El primer día, viernes 30, llegaron a Antequera unos 60 participantes. El día siguiente, sábado,
llega el grueso de los participantes, unos 110.
A cada recién llegado se le hace entrega de los obsequios:
ƒ Una gorra con el logo de “Andalucía”.
ƒ Un cuaderno de ruta con la descripción del itinerario diario y sitios de interés turístico.
ƒ Un bidón de agua para bicicleta.
ƒ Una camiseta con el logo de la Junta de Andalucía y la mascota de Los Encuentros 2007.
ƒ Vales para los desayunos, la comida en la Vía Verde, y la merienda en el Castillo de
Gibralfaro.
ƒ Lista de teléfonos de urgencias y móviles de voluntarios.

Para consultar más detalladamente la memoria de este evento le recomendamos visitar:
http://www.ruedasredondas.org/encuentros/memoria.pdf

Convocatoria

Se fija una fecha y se publica, invitando a toda la comunidad, indicando el objetivo de la convocatoria, el lugar, fecha, hora.

Documento formal elaborado por empresas, instituciones publicas o privadas, mediante el cual se invita o convoca a las personas para concursar , informar o dar tramite de un asunto.
Elementos:
*Escribir la palabra CONVOCATORIA en la parte central de arriba.
*Se debe especificar claramente el objetivo de la convocatoria.
*Personas a quienes va dirigida la convocatoria.
*Escribir la palabra BASES especificando en qué consisten éstas.
*Señalar los datos de la persona o de la institución a la que se convoca.
*Si se trata de un concurso se deben indicar los requisitos para participar: criterios de selección, documentación, estudios requeridos, extensión del trabajo, tamaño específico de la obra, presentación, materiales de trabajo, forma de envío, etc.
*Especificación del lugar, hora y fecha en que se recibirá lo requerido.
Algunos de los eventos son-* secuénciales, de acuerdo con esto se deben fijar las fechas de las etapas que se seguirán en éstos.
*Se proporcionará información acerca del jurado calificador y forma en que se darán a conocer los resultados.
*Se deben mencionar los permisos, sueldos, becas o condiciones de trabajo que se les otorgará a los que sean seleccionados.
*Nombre y firma de la persona que convoca.
*Nombre de la institución responsable.


Por ejemplo, el siguiente es el modelo de una convocatoria de una serie de eventos deportivos llevados a cabo en una escuela, tiene bases de inscripción, lugar y fecha, que deportes se llevarán a cabo, uniformes, reglamento, etc:

EL INSTITUTO TECNOLÓGICO SUPERIOR DE CALKINÍ

EN EL ESTADO DE CAMPECHE



CONVOCA



A todos sus alumnos a participar en:

"Evento Deportivo Interno"

Que se realizará con motivo del Sexto aniversario de la creación del mismo, así también para seleccionar a los equipos que representarán a nuestra institución en los próximos eventos municipales, estatales, regionales y nacionales. Este evento estará sujeto a las siguientes:

Bases

LUGAR Y FECHA: la inauguración de dicho evento se llevará acabo, el día 12 de octubre a las 9:30 hrs en la Unidad Deportiva 20 de Noviembre.

INSCRIPCIONES: se realizarán en la oficina de Servicios al Estudiante el día sábado 29 de Septiembre en un horario de atención de las 8:00 a 10:00 hrs.

Atletismo

Ramas Categoria
Varonil
Femenil Libre 100 mts. 200 mts 400 mts 800 mts Milla
4 x 400 mts. Salto de longitud Lanzamiento de bala Lanzamiento de disco Lanzamiento de jabalina
Deportes de conjunto

Deporte

Integrantes por equipo

Número de equipos

Ramas

Premiación

Baloncesto

9

8



Varonil y

Femenil



Trofeos y diplomas a los 3 primeros lugares

Voleibol

9

6

Fútbol

15

8

Varonil

Béisbol

12

4

Varonil

UNIFORMES: serán proporcionados por la Institución.

JUECES: serán designados por el comité organizador.

REGLAMENTO: serán los vigentes por las federaciones correspondientes a cada deporte.

JUNTA PREVIA: se llevará acabo el día viernes 5 de octubre del año curso a las 13:30 hrs. en la palapa principal del ITESCAM.

TRANSITORIOS: los puntos no previstos en esta convocatoria serán resueltos por el comité organizador.

Nota: en el caso de deportes de conjunto el 50% del cupo será del turno matutino y el otro 50% del turno vespertino.



SEPTIEMBRE DE 2007

ATENTAMENTE

EL COMITÉ ORGANIZADOR

Organización y administración de la práctica deportiva

¿Qué es una organización deportiva?
“Se entiende por una organización a toda agrupación de personas u organizaciones que con sus respectivas especialidades persigue un objetivo común”.
Adquieren un carácter de deportivo, cuando los recursos que se generan provienen del deporte, actividad deportiva o actividad física.

- Deporte: toda actividad física y mental que está debidamente regulada y que existe un reglamento que las rige, teniendo un fin social, competitivo, económico o de salud.
- Actividad deportiva: actividad física y/o mental que no está debidamente reglamentada y que no existe una organización que la regule.
- Actividad Física: actividad motriz.

Administración de una organización deportiva o gestión:
“La gestión es el arte de administrar eficientemente los recursos de una organización con el fin de lograr sus objetivos y metas.”
La administración de los recursos es el compromiso de los directores, gerentes, entrenadores, deportistas y todos aquellos que están a cargo de personal y tienen recursos que rendir.

Funciones de todo administrador:
1. Tener y administrar un plan: entiéndase por plan, la fijación de objetivos, goles, metas para la que debe cumplir la organización y sus integrantes, además especificando cómo lograrlos.
El gran problema de las organizaciones deportiva es que no cuentan con planes ni con personal para llevarlos a cabo.
Es importante cerrar el puente a donde se quiere llegar con el cómo llegar.
El plan debe ser una herramienta a utilizar por los entrenadores, jugadores, administradores, es decir, todo el persona de la organización, no sólo los gerentes y directores.
“Si no se sabe a dónde se quiere llegar, ¿cómo saber si se ha llegado?”

2. Organización: se debe desglosar todo el trabajo y plan a efectuar, en trabajos específicos, para después formalizar entre las partes los compromisos de cada uno de ellos. Qué se debe hacer y cómo.
Se debe coordinar lo métodos para interactuar y hacer posibles las metas y funciones fijadas a cada uno de los miembro de la organización.

3. Dirección: cómo se influye en las personas para el logro de los objetivos.”
Para una buena dirección se requiere tener conocimiento del negocio, de los productos a comercializar, el mercado y las habilidades de su personal.
Quien dirige un club u organización deportiva tienen claro cómo llevar a cabo la dirección.

4. Evaluación: el estado en el que se encuentran los objetivos fijados, medir el grado de ejecución por persona, unidades y de toda la organización.


¿Como se organiza un evento deportivo?
Además se puede tener en cuenta a las personas que hacen voluntariado e invitarles a que formen parte del proyecto como cuerpo de voluntariado.
Ten en cuenta todos estos parámetros a la hora de realizar el evento deportivo, pues de la buena organización dependerá el resultado exitoso.

Deberá de considerar entre otros puntos:
> Planeación y organización
> Presupuesto
> Organigrama
> Necesidades de material y equipo
> Jueces
> Comité de honor y justicia
> Adecuación de infraestructura
> Convocatoria
> Sistema de competencia
> Ceremonia de apertura
> Desarrollo
> Premiación
> Ceremonia de clausura
> Memoria del evento

A la hora de organizar y desarrollar un evento deportivo, resultan necesarios profesionales en las áreas de protocolo, logística y seguridad.
Hay que intentar reunir a personas con distintas facultades y formar un equipo de trabajo propio.
Para que el evento deportivo sea un éxito hay que asegurar los siguientes servicios: seguridad, apoyo sanitario y antidopaje, manutención, alojamiento, equipamiento, logotipos, carteles, transporte, recepciones, instalaciones, publicidad y difusión, obsequios de empresa, fotógrafos, operativos de prensa, regalos de promoción y actividades de ocio y aventura.

Planeación y organización
ORGANIZACIÓN
Es una pilar de la administración y gestión deportiva ya que en muchas ocasiones el desempeño de un especialista de esta aérea se mide por su capacidad para llevar a buen termino un certamen. Por dicha razón en esta ocasión se va a hablar sobre la clasificación de los evento deportivo y recreativo, los comités de trabajo ye entre otros.

PLANEACION
En la planeación del evento se debe tener en cuenta el numero de participante, escenario, rentabilidad económica y social, la duración del certamen y el tiempo que nos tomara poner en marcha el proyecto.
Un punto importante se refiere a la fijación de precio en lo cual va a influir los costo de publicidad, la promoción, el monto que debe pagar el participante y todo lo que compete a la venta del evento ya que de esto depende del éxito del mismo. Es tan relevante lo que tiene que ver con los valores de la venta del evento como los costo para llevarlo a cabo, se debe tener en cuenta el margen de la utilidad, los patrocinadores con los que se cuenta, loa materiales, gasto de funcionamiento, mano de obra y los imprevistos.
Por ejemplo, si quisiéramos organizar un mundial de fútbol, tendríamos que pensar entonces en ciertos componentes, en el caso del escenario; una serie de estadios lo suficientemente adecuados para albergar el evento, tomando en cuenta las condiciones de las canchas de los mismos, la capacidad para espectadores, la suficiente publicidad y accesibilidad para lograr que el evento sea rentable, rentar los estadios los día que se realice algún evento, y sobre todo, que todo esto se haga con la debida anticipación.